Die meisten Probleme mit Dienstleistern entstehen nicht während des Projekts, sondern davor. Die meisten Streitigkeiten lassen sich auf unklare Erwartungen zurückführen. Ein strukturierter Fragenkatalog schafft Klarheit für beide Seiten.
Die folgenden 12 Fragen in sechs Kategorien decken Qualifikation, Prozess, Erfahrung, Kommunikation, Kosten und Vertrag ab.
Kategorie 1: Qualifikation und Kompetenz
Frage 1: Welche Qualifikationen haben Sie für diese Aufgabe?
Warum wichtig: Qualifikationen und Zertifikate sind in der Schweiz ein verlässlicher Indikator. Das Handelsregister (zefix.admin.ch) und branchenspezifische Register helfen bei der Verifizierung.
Worauf achten:
- Konkrete Zertifikate (z.B. FMH, CREST, ISO)
- Relevante Ausbildungen und Weiterbildungen
- Branchenzugehörigkeiten (Verbände, Netzwerke)
Rote Flaggen:
- Vage Antworten ohne konkrete Nachweise
- Zertifikate, die nicht nachgeprüft werden können
- Keine laufende Weiterbildung
Frage 2: Haben Sie Erfahrung mit vergleichbaren Projekten?
Warum wichtig: Jedes Projekt ist anders, aber Erfahrung mit ähnlichen Anforderungen reduziert Risiken.
Worauf achten:
- Konkrete Beispiele (Portfolio, Case Studies)
- Vergleichbarkeit (Grösse, Komplexität, Branche)
- Ergebnisse und Learnings aus diesen Projekten
Rote Flaggen:
- Nur generische Referenzen ohne Details
- Keine vergleichbaren Projekte im Portfolio
- Übertriebene Versprechen ohne Belege
Frage 3: Wer wird konkret an meinem Projekt arbeiten?
Warum wichtig: Der Verkäufer ist oft nicht der Umsetzer. Sie wollen wissen, mit wem Sie tatsächlich arbeiten werden.
Worauf achten:
- Namen und Qualifikationen der Projektverantwortlichen
- Erfahrung und Spezialisierung der konkreten Personen
- Kontinuität (Wechseln Personen während des Projekts?)
Rote Flaggen:
- “Das sehen wir dann” oder “nach Verfügbarkeit”
- Keine Angaben zu Qualifikationen der Teammitglieder
- Häufige Personalwechsel während des Projekts
Kategorie 2: Prozess und Methodik
Frage 4: Wie ist Ihr Vorgehen strukturiert?
Warum wichtig: Ein klarer Prozess ist ein Indikator für Professionalität und reduziert Missverständnisse.
Worauf achten:
- Phasenmodell mit definierten Meilensteinen
- Klare Deliverables pro Phase
- Qualitätssicherungsprozesse
Rote Flaggen:
- “Wir schauen dann” ohne klare Struktur
- Keine nachvollziehbare Methodik
- Ad-hoc-Ansatz ohne Planung
Frage 5: Wie kommunizieren Sie Fortschritte und Probleme?
Warum wichtig: Transparenz verhindert böse Überraschungen und ermöglicht rechtzeitige Kurskorrekturen.
Worauf achten:
- Feste Reporting-Termine (wöchentlich, zweiwöchentlich)
- Kommunikationskanäle (E-Mail, Meetings, Tools)
- Eskalationsprozess bei Problemen
Rote Flaggen:
- “Wir melden uns, wenn es nötig ist”
- Keine definierten Reporting-Strukturen
- Reaktiv statt proaktiv
Frage 6: Was passiert bei Änderungen während des Projekts?
Warum wichtig: Änderungen kommen vor. Die Frage ist, wie damit umgegangen wird.
Worauf achten:
- Klar definierter Change-Prozess
- Transparenz über Kosten und Zeitauswirkungen von Änderungen
- Dokumentation von Änderungen
Rote Flaggen:
- “Kein Problem, machen wir” (ohne Kostenfolgen zu besprechen)
- Unklare Regelungen zu Scope-Änderungen
- Änderungen werden nicht dokumentiert
Kategorie 3: Referenzen und Erfahrung
Frage 7: Können Sie mir 2–3 Referenzen nennen, die ich kontaktieren kann?
Warum wichtig: Referenzen sind der stärkste Beweis für Qualität. Direkte Gespräche mit früheren Kunden liefern ehrliche Einblicke.
Worauf achten:
- Bereitschaft, Referenzen zu nennen
- Relevanz der Referenzprojekte
- Kontaktdaten werden vollständig angegeben
Rote Flaggen:
- “Wir dürfen aus Vertraulichkeitsgründen keine nennen” (bei allen Projekten unglaubwürdig)
- Nur positive Testimonials auf der Website, aber keine Kontaktdaten
- Referenzen sind nicht erreichbar
Frage 8: Was war Ihr schwierigster Fall, und wie haben Sie ihn gelöst?
Warum wichtig: Diese Frage zeigt Problemlösungskompetenz und Ehrlichkeit. Niemand hat nur einfache Projekte.
Worauf achten:
- Offenheit, über Herausforderungen zu sprechen
- Konkrete Beschreibung des Problems und der Lösung
- Learnings aus schwierigen Situationen
Rote Flaggen:
- “Wir hatten noch nie Probleme”
- Ausweichende oder vage Antworten
- Schuld wird immer auf Kunden geschoben
Kategorie 4: Kosten und Budget
Frage 9: Wie setzt sich Ihr Preis zusammen?
Warum wichtig: Transparenz bei Kosten schafft Vertrauen und ermöglicht Vergleichbarkeit.
Worauf achten:
- Nachvollziehbare Preisstruktur (Stunden, Festpreis, Material)
- Was ist enthalten, was nicht?
- Welche Faktoren beeinflussen den Preis?
Rote Flaggen:
- “Das ist einfach unser Preis” ohne Erklärung
- Preis ändert sich ständig während des Gesprächs
- Intransparente Aufschläge
Frage 10: Welche zusätzlichen Kosten können entstehen?
Warum wichtig: Versteckte Kosten sind ein häufiger Streitpunkt. Klären Sie vorab, was zusätzlich anfallen kann.
Worauf achten:
- Offenheit über mögliche Zusatzkosten
- Unter welchen Bedingungen fallen diese an?
- Wie werden Zusatzkosten kommuniziert und genehmigt?
Rote Flaggen:
- “Es gibt keine Zusatzkosten” (unrealistisch bei komplexen Projekten)
- Zusatzkosten werden nicht vorab besprochen
- Pauschal “nach Aufwand” ohne Obergrenze
Kategorie 5: Vertrag und Rahmenbedingungen
Frage 11: Welche Gewährleistung bieten Sie?
Warum wichtig: Gewährleistung zeigt, dass der Anbieter hinter seiner Arbeit steht.
Worauf achten:
- Dauer der Gewährleistung (gesetzlich oder darüber hinaus)
- Was ist abgedeckt, was nicht?
- Wie schnell werden Mängel behoben?
Rote Flaggen:
- “Keine Gewährleistung” (ausser bei “as-is”-Vereinbarungen)
- Sehr kurze Gewährleistungsfristen
- Unklare Regelungen, was abgedeckt ist
Frage 12: Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit vorzeitig beenden müssen?
Warum wichtig: Auch wenn niemand damit rechnet, sollten Ausstiegsszenarien geklärt sein.
Worauf achten:
- Kündigungsfristen und -bedingungen
- Welche Leistungen wurden bis dahin erbracht?
- Welche Kosten fallen bei vorzeitiger Beendigung an?
Rote Flaggen:
- Keine Kündigungsmöglichkeit
- Hohe Strafzahlungen bei Kündigung
- Unklare Regelungen zu erbrachten Leistungen
Wie Sie die Antworten bewerten
Gute Antworten erkennen Sie daran:
- Konkret: Fakten, Namen, Zahlen, keine Allgemeinplätze
- Ehrlich: Auch Einschränkungen und Risiken werden genannt
- Verständlich: Fachbegriffe werden erklärt, Zusammenhänge klar
- Dokumentiert: Versprechen und Aussagen können schriftlich festgehalten werden
Schlechte Antworten erkennen Sie daran:
- Vage: “Im Normalfall…”, “In der Regel…”, “Üblicherweise…”
- Ausweichend: Die Frage wird nicht beantwortet, sondern umgangen
- Übertrieben: Unrealistische Versprechen, keine Risiken
- Inkonsistent: Widersprüche zwischen verschiedenen Antworten
Branchen-spezifische Zusatzfragen
IT und Cybersecurity
- Welche Zertifizierungen haben Ihre Mitarbeitenden?
- Wie gehen Sie mit sensiblen Daten um? (NDA, Verschlüsselung)
- Was passiert im Falle eines Sicherheitsvorfalls?
Bau und Sanierung
- Welche Versicherungen haben Sie? (Haftpflicht, Bauherrenhaftpflicht)
- Wie entsorgen Sie Abfälle? (Entsorgungsnachweise)
- Welche Sicherheitsmassnahmen treffen Sie auf der Baustelle?
Design und Marketing
- Wem gehören die Urheberrechte am Endergebnis?
- Wie viele Revisions-Runden sind inkludiert?
- Wie messen Sie den Erfolg der Arbeit?
Medizin und Gesundheit
- Welche Untersuchungen sind für meine Situation notwendig?
- Welche Alternativen gibt es zu Ihrer empfohlenen Behandlung?
- Welche Kosten werden von meiner Versicherung übernommen?
Wann und wie Sie die Fragen stellen
Timing
- Vor dem Erstgespräch: Bereiten Sie Ihre Fragen schriftlich vor
- Im Erstgespräch: Stellen Sie 6–8 der wichtigsten Fragen
- Nach der Offerte: Klären Sie offene Punkte und Details
- Vor Vertragsunterzeichnung: Letzte Klarstellungen
Wie Sie fragen
- Offen: Stellen Sie offene Fragen, keine Ja/Nein-Fragen
- Konkret: “Können Sie ein Beispiel geben?” statt “Machen Sie das auch?”
- Schriftlich: Halten Sie wichtige Antworten schriftlich fest
- Respektvoll: Fragen sind legitim, nicht konfrontativ
Was tun mit den Antworten?
Dokumentieren
Erstellen Sie eine Tabelle:
| Frage | Anbieter A | Anbieter B | Anbieter C |
|---|---|---|---|
| Qualifikation | |||
| Prozess | |||
| Referenzen | |||
| … |
Bewerten
Gewichten Sie die Antworten nach Wichtigkeit:
- Welche Fragen sind für Sie am wichtigsten?
- Welcher Anbieter hat die überzeugendsten Antworten gegeben?
- Wo gibt es Lücken oder Unklarheiten?
Nachfassen
Bei unklaren Antworten:
- Fragen Sie schriftlich nach
- Bitten Sie um konkrete Beispiele oder Nachweise
- Vereinbaren Sie ein Follow-up-Gespräch
Gute Fragen kosten weniger als schlechte Entscheidungen
Diese 12 Fragen sind ein Mindeststandard. Bei Projekten ab CHF 10’000 empfiehlt das KMU-Portal des Bundes eine besonders sorgfältige Evaluation.
Seriöse Anbieter werden Ihre Fragen nicht als Misstrauen interpretieren, sondern als Zeichen professioneller Vorbereitung. Wer sich durch kritische Fragen angegriffen fühlt, ist vermutlich nicht der richtige Partner. Die Antworten, die Sie erhalten, sagen mehr als jede Marketing-Broschüre.